Comment s’assurer de la conformité de son matériel quand on est commerçant ?

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Comment s’assurer de la conformité de son matériel quand on est commerçant ?

Depuis le 1er Janvier 2018 tous les équipements qui enregistrent des règlements clients doivent être certifiés conforme.

C’est-à-dire que les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’une balance poids prix ou d’un système de caisse, ont l’obligation d’utiliser un matériel conforme et répondant aux conditions et d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données d’encaissement.

A noter que la loi n’impose en aucun cas aux professionnels d’utiliser un logiciel ou un système de caisse. Les commerçants n’en utilisant pas ne sont donc pas concernés par la mesure.

En cas de contrôle, deux possibilités s’offrent à vous pour présenter la conformité de vos équipements.

Quel formalisme en cas de contrôle de conformité de mon système d’encaissement :

L’attestation individuelle remise par mon fournisseur

La première option est de présenter l’attestation individuelle délivrée par votre éditeur s’il s’agît d’un logiciel ou de votre fabricant s’il s’agît de matériel. Cette attestation doit respecter un certain formalisme conforme au modèle établi par l’administration.  Elle est individuelle et doit comporter plusieurs champs tels que la raison sociale, le nom du représentant légal de la société, la raison social de l’éditeur ainsi que la version du logiciel utilisé. Par ailleurs, vous devez détenir une attestation pour chaque matériel / logiciel différent utilisé et par point de vente. Pour recevoir cette attestation, il suffit d’en faire la demande à votre fournisseur.

La certification délivrée par un organisme accrédité

La deuxième option est la Certification de votre système d’encaissement. En effet, votre fournisseur a pu engager une démarche de mise en conformité de ces logiciels ou matériels auprès d’un organisme certificateur. A ce jour, deux organismes certificateurs sont reconnus par l’administration, à savoir le LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais) et Infocert par le biais de la NF525.

Une fois accrédité, votre fournisseur fait l’objet d’une certification ce qui vous donne l’assurance de disposer d’un matériel conforme à la nouvelle réglementation fiscale pour 2018.

Le certificat ou l’attestation peut être présenté sur support papier ou en version numérique. En cas de contrôle, vous disposez de 60 jours pour présenter ces documents de conformité à l’administration. Si vous n’avez pas fait la démarche de cette mise en conformité, vous vous exposez à une amende de 7500€ par matériel et par point de vente.

N’hésitez pas à vous rapprocher de votre fournisseur pour de plus amples informations.

Questions / Réponses sur le site de la direction générale des Finances publiques [PDF; 175 Ko]

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