Commerçants : Nouvelle réglementation concernant les systèmes d’encaissements

Femme tapant son code bancaire sur un tpe

Commerçants : Nouvelle réglementation concernant les systèmes d’encaissements

La loi de finance 2015, dans son objectif de lutte contre la fraude à la TVA, instaure l’obligation d’utiliser un système d’encaissement qui soit conforme afin d’enregistrer les règlements clients depuis le 1er Janvier 2018 pour tous les assujettis à la TVA.

L’objectif principal est de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.

Êtes vous concerné ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées dès lors qu’elles effectuent des ventes de marchandises et/ou de services au profit de clients non assujettis à la TVA (ex : particuliers) et qu’elles remettent des factures ou des tickets de caisse à leurs clients, et ce qu’elle que soit la taille de l’entreprise et le nombre de salariés.

Les établissements tels que les commerces de bouche pratiquant de la vente comptoir ou des prestations aux particuliers sont donc particulièrement concernés.

Par quels moyens est mise en place la loi ?

L’article 88 de la loi de Finance 2015, et le BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 fixe ainsi 4 critères auxquelles doivent répondre les systèmes d’encaissement: L’inaltérabilité,  la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.

Les équipements concernés (balance poids-prix, caisse, logiciel d’encaissement…) doivent bénéficier d’un certificat de conformité délivrée par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle fournit par l’éditeur. A ce jour, deux structures ont été agréées par COFRAC : Infocert, qui agit par délégation de l’Afnor (NF 525), et le Laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE). Cette certification a pour objectif de prouver que les équipements utilisés assurent un niveau commun d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Dans certains cas, les équipements utilisés par les commerçants sont déjà en accord avec la réglementation. Pour ces derniers, une simple mise à jour ainsi qu’un certificat de conformité du fournisseur seront suffisants pour être en conformité avec la loi.

Que se passe-t-il en cas de contrôle ?

L’administration peut effectuer des contrôles inopinés sur place, afin de vérifier la conformité des systèmes d’encaissement. Ainsi l’absence d’attestation sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non certifié, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.
L’entrée en vigueur du dispositif a été confirmée au 1er Janvier 2018.

Face aux interrogations et à la complexité de ces enjeux, l’administration fiscale a affirmé vouloir faire de la pédagogie auprès des entreprises concernées et de bonne foi, durant cette première année afin d’informer des nouvelles obligations et accompagner cette mise en place. Ainsi, une certaine tolérance pourra être observée pour les entreprises qui se sont déjà engagées dans un processus de mise en conformité de leurs équipements et qui n’est pas encore effectif.

Concernant la conformité du logiciel d’encaissement Prodimag

IoSoft fait le choix de l’attestation individuelle conforme au modèle de l’administration,  relative à l’utilisation du logiciel d’encaissement Prodimag,  satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Choisir Prodimag c’est l’assurance de bénéficier d’une solution d’encaissement conforme pour effectuer la traçabilité de ses règlements clients.

Article 88 de la loi de Finance 2015
BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803
Questions / Réponses sur le site de la direction générale des Finances publiques
[PDF; 175 Ko]

Lire aussi : Les balances poids prix, concerné par la loi finance 2018 ?